Vous souhaitez introduire la dématérialisation des documents au sein de votre entreprise ou vous souhaitez éclairer vos collaborateurs sur les raisons et les avantages de ce processus ? N’hésitez pas à organiser une conférence ou un séminaire et à faire appel à un expert en dématérialisation, qui disposera de l’expérience et des connaissances pour décrypter cette évolution digitale et technologique et en exposer tous les tenants et aboutissants à vos collaborateurs.
La dématérialisation : définitions et avantages
La dématérialisation consiste à transformer des documents physiques en fichiers numériques ou à créer ces documents directement sous forme numérique pour les intégrer à un processus. Il peut s’agir tout simplement d’archiver sous forme numérique des courriers, des relevés bancaires, ou de traiter les commandes, les bons de livraison, les factures ou les bulletins de salaire… Réservée hier encore aux grandes entreprises et aux administrations, la dématérialisation s’est peu à peu démocratisée et concerne aujourd’hui toutes les organisations, quels que soient leur taille et leur secteur d’activité.
Face aux volumes croissants de documents papier traités quotidiennement, la dématérialisation peut offrir de nombreux avantages :
- Réduire les coûts
- Accélérer les délais
- Améliorer la traçabilité
- Soutenir le développement durable
- Faciliter la gestion des relations avec toutes les parties prenantes de l’entreprise
- Répondre plus rapidement aux demandes clients
Risques et enjeux de la dématérialisation
Il convient cependant de ne pas s’engager à la légère dans un processus de dématérialisation. Outre l’aspect purement technique et technologique de la question, deux points méritent une attention particulière lors d’un projet de dématérialisation. Tout d’abord, un tel projet a un impact fort sur l’organisation des services et des processus métier. Cette accélération du traitement des données (les factures peuvent par exemple être traitées en 2 jours au lieu de 2 semaines), amène à réorganiser entièrement le flux des documents électroniques et les attributions de chacun des intervenants. Cela ne doit pas se faire sans la participation active du personnel de l’entreprise.
Deuxième point à considérer, cette automatisation conduit généralement à un gain de productivité important. L’aspect social entre alors en jeu : si l’effectif du service « dématérialisé » devient trop important, il faut supprimer des emplois. L’aide de l’expert en dématérialisation est alors précieuse pour envisager en amont toutes les conséquences de la dématérialisation avant de se lancer dans le processus, et estimer aussi bien les avantages que les possibles risques pour l’entreprise.
Faites le bon choix d’intervenant pour votre processus de dématérialisation
Pour être certains de mener un processus de dématérialisation réussi et d’en maîtriser toutes les conséquences, contactez un conférencier expert de cette thématique, à l’instar d’Olivier EZRATTY qui a animé une conférence sur la révolution numérique et la dématérialisation du secteur bancaire au CIC. Réservez un intervenant de qualité rapidement grâce à notre équipe !
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